Je manažérsky informačný systém vždy nástrojom na riadenie?
Čo je vlastne riadenie? Aké nástroje manažéri používajú? Na rôzne oblasti sa používajú rôzne nástroje a tie treba správne integrovať. Správny manažérsky systém pokrýva všetky oblasti a pristupuje sa k nemu z jedného užívateľského miesta.
Je manažérsky informačný systém vždy nástrojom na riadenie? Čo je vlastne riadenie? Aké nástroje manažéri používajú? Na rôzne oblasti sa používajú rôzne nástroje a tie treba správne integrovať. Správny manažérsky systém pokrýva všetky oblasti a pristupuje sa k nemu z jedného užívateľského miesta. Manažér nemusí rozmýšľať, ktorý nástroj ma práve použiť (napr. na analyzovanie) a či pri tom použije všetky dostupné, aktuálne a správne dáta.Dbá sa priimplementácii takéhoto riešeniana skutočné potreby používateľov ? Často sa používaná manažérska metodika neprenesie do informačného systému .
Čo je riadenie?
Každá organizácia má svoje špecifiká vriadení. Sú dané veľkosťou organizácie, historickým vývojom, podnikovou kultúrou, individuálnym prístupom jednotlivých manažérov amnohými ďalšími premennými. Manažéri veľkých imalých organizácií majú vzhľadom na tieto premenné svoje individuálne potreby. Vdnešnej dobe je už na riadenie neodmysliteľná podpora informačných systémov. Tak ako sú individuálne potreby aprocesy riadenia, tak je individuálny aj spôsob použitia informačných technológií. Ovyužívaní jednoduchých nástrojov ako napríklad MsExcel už dnes nemôže byť reč ani vorganizáciách sdesiatimi zamestnancami.
Riadenie je proces zameraný na efektívne dosahovanie cieľov (výkonnosti podniku), ktorého obsahom je plánovanie, rozhodovanie, organizovanie, vedenie ľudí akontrola. Manažérsky informačný systém musí podporovať všetky tieto úlohy riadenia. Na trhu je množstvo čiastkových prepracovaných riešení, ktoré poskytujú hlbokú podporu vjednotlivých funkčných oblastiach riadenia, ale neposkytujú komplexný pohľad. Veľkou výzvou je integrácia takýchto riešení do komplexného manažérskeho informačného systému, ktorý plošne pokrýva celé riadenie zprocesného i funkčného pohľadu. Plánovanie
Plánovanie vorganizáciách je často čiastkové, formalizované, neflexibilné,zaberá príliš veľa času bez pridanej hodnoty. Postupne by sa malo prejsť od individuálneho plánovania k celoplošnému plánovaniu cez plánovacie nástroje, ku ktorým sa pristupuje cez web. Charakteristikou by malo byť jednoduché prostredie, možnosť modelovania, multidimenzionalita, zabudované funkcie (napr. rolling forecasting), transparentnosť, možnosť sledovania pracovného toku tzv. workflow, atď.
Namiesto čiastkových plánov svýpočtami uloženými v súkromných PC by sa mal vytvoriť jeden integrovaný plánovací model so zabudovanými funkcionalitami, ktorý by sa publikoval na webe. Predchádzalo by sa tak chybám vo výpočtoch. Každý plánovač by mal sprístupnenú časť modelu, do ktorej vkladá dáta a bolo by na ňom, aký spôsob si na zadávanie dát zvolí. Napr. či bude začínať od detailnej úrovne, alebo najskôr zvolí sumárne hodnoty atie bude rozkladať na nižšie úrovne. Taktiež by sa mala umožniť práca offline aspolupráca s MS Office. Je veľmi dôležité, aby plánovači pracovali s„jednou verziou pravdy“ teda, aby plánovali na základe rovnakých vstupných dát. Komplexné, štandardné plánovacie riešenie možno jednoducho integrovať sostatnými manažérskymi nástrojmi a potommožno urobiť napr. automatické vyhodnocovanie naplánovaných cieľov. Pri využití takéhoto nástoja je vždy jasná zodpovednosť a viditeľnosť progresu plánovacieho procesu.
Operatívne riadenie akontrola
Operatívne riadenie je založené na pravidelnom porovnávaní skutočných aplánovaných hodnôt, identifikácii odchýlok anávrhu opatrení. Čo nemôžem merať, nemôžem kontrolovať ariadiť, a preto treba stanoviť si kľúčové ukazovatele výkonnosti, hodnoty, ktoré budem pravidelne porovnávať. Podľa metodiky Balanced Scorecard (BSC) by mali ukazovatele zahŕňať štyri rôzne pohľady – finančný, zákaznícky, interné procesy aperspektívu učenia sa a rastu. Vymedzenie vhodných ukazovateľov umožňuje nielen vyjasnenie si aformulovanie stratégie, ale predovšetkým umožňuje komplexné vyvážené riadenie.
Optimálny manažérsky systém BSC by mal obsahovať práve také ciele aich metriky, ktoré signalizujú špecifické potreby riadenia danej organizácie ajej jednotlivých častí. Mal by porovnávať historické (dáta zreportovacích aanalytických nástrojov), ale aj plánované dáta (dáta zplánovacieho nástroja), integrovať azobrazovať ich jednoduchým, ľahko prístupným spôsobom, najlepšie cez web. Prvým krokom vytvorenia nástroja BSC je vytvorenie strategickej mapy – grafické znázornenie stratégie pomocou strategických cieľov, ďalším krokom je prepojenie cieľov kauzálnymi väzbami a stanovenie metrík pre jednotlivé ciele anásledne vizualizovanie ukazovateľov zodpovedným používateľom.
Efektívne fungovanie BSC je podmienené komplexnou implementáciou, nie je možné zúžiť ho len na definovanie ukazovateľov. Súčasné moderné nástroje zobrazujú status ukazovateľa rôznymi farebnými značkami, pričom pri kritických hodnotách možno napr. poslať upozornenie mailom.
Podpora rozhodovania
Moderné nástroje na podporu rozhodovania predstavujú systémy prístupné všetkým účastníkom riadiacich procesov. Nástroj na podporu rozhodovania musí umožňovať rýchly prístup k dátam ak informáciám zviacerých dátových zdrojov, pričom by sa malo pristupovať online prostredníctvom interného portálu firmy. MIS by okrem vizualizácie dát mal podporovať multidimenzionálne, vývojové a kauzálne analýzy, možnosť „odkrývať“ dáta askúmať príčiny.
Úlohou manažérskeho systému by malo byť zabezpečenie sebestačnosti užívateľov pri vyhľadávaní informácií, alebo pri rozhodovaní. To znamená, že aj bežní používatelia by boli schopní uspokojiť všetky svoje potreby, či už voblasti reportingu (štandardné výkazy, ale aj ad hoc), analýz avyhľadávania informácií, nezávisle od podpory IT. Nástroj by mal byť jednoducho intuitívne ovládateľný avýstupy by sa mali dať spracovať vrôznych formátoch, grafických podobách ajazykoch.
Voľba nástrojov asprávna implementácia
Víziou efektívneho manažérskeho systému je, aby sa na úvodnej obrazovke po prihlásení používateľa do systému automaticky zobrazili aktualizované informácie vo formáte av štruktúre podľa individuálnych nastavení napr. graf predaných produktov v regióne, tabuľka plánovaných kľúčových ukazovateľov, ich dosahovanie, kritické hodnoty. Používatelia by neboli zahltení informáciami avedeli by robiť rýchle rozhodnutia.
Niektoré organizácie sa rozhodli vyvinúť vlastné aplikácie podporujúce manažérske potreby. Okrem vysokých nákladov na vývoj, musia čeliť riziku, že pracovník, vyvíjajúci systém, môže odísť zfirmy azobrať so sebou celé know-how o systéme. Preto je efektívne využívať štandardné platformy ariešenia, ktoré možno jednoducho integrovať adopĺňať chýbajúce moduly. Napríklad najskôr zakúpiť reportovací aanalytický nástroj, potom plánovací nástroj, vybudovať BSC apostupne dopĺňať ďalšie funkcionality, ako napr. Event manažment atď. Správnu podporu riadenia môže poskytnúť len informačný systém, ktorý rešpektuje individuálne potreby, premenné, ktoré sme spomenuli vúvode. Na druhej strane premenné ako je podniková kultúra, intuitívnosť riadenia sa najlepšie menia práve implementáciou informačného systému, ktorá so sebou prináša potenciál reinžinieringu riadiacich procesov. Práve ztohto dôvodu je vhodná implementácia MIS vširšom zábere za podpory externých odborníkov spoužitím metodicky správnych postupov. Napríklad metodika BSC, ktorá určuje základné pravidlá stanovenia avyhodnocovania strategických ioperatívnych cieľov, je použiteľná vrôznych obmenách atreba na ne prihliadať pri nastavovaní všetkých integrovaných nástrojov (plánovania, monitoringu ireportingu). Správne vybudovaný informačný systém nepodporuje len manažérske procesy, ale stáva sa aj komunikačným amotivačným nástrojom, ktorý vedie kfinančnej, ale aj časove úspore.Mgr. Lucia Spanova
lucia.spanova@snt.sk
Stiahnite si PDF verziu článku
Napísať komentár