EDI - elektronická výmena informácií a dokumentov

29. 07. 2006 | 12/1998 | Komentáre čitateľov [1]

EDI - elektronická výmena informácií a dokumentov. Súčasným trhovým podmienkam doterajší klasický spôsob výmeny obchodných dokumentov v papierovej forme z viacerých dôvodov nevyhovuje. Je predovšetkým veľmi pomalý a nespoľahlivý, s možnosťou vzniku mnohých chýb a omylov. Neumožňuje automatické spracovanie dokumentov počítačmi. Ďalej poskytuje priestor na falšovanie a pozmeňovanie dokumentov.

EDI – elektronická výmena informácií a dokumentov

Súčasným trhovým podmienkam doterajší klasický spôsob výmeny obchodných dokumentov v papierovej forme z viacerých dôvodov nevyhovuje. Je predovšetkým veľmi pomalý a nespoľahlivý, s možnosťou vzniku mnohých chýb a omylov. Neumožňuje automatické spracovanie dokumentov počítačmi. Ďalej poskytuje priestor na falšovanie a pozmeňovanie dokumentov. Čoraz viac sa bude presadzovať elektronický obchod, ktorý predstavuje obchodovanie založené na výmene informácií a obchodných dokumentov v elektronickej forme.

PRE OBCHODOVANIE MEDZI PODNIKMI. Jedným z riešení elektronického obchodu je systém EDI (Electronic Data Interchange) – elektronická výmena dokumentov. Systémy EDI sú určené predovšetkým pre obchodovanie medzi obchodnými spoločnosťami – podnikmi. Použitie EDI poskytuje vysokú mieru bezpečnosti a spoľahlivosti, umožňuje realizáciu vyspelých obchodných postupov a vedie k úspore času a nákladov.

Elektronická výmena dokumentov EDI spĺňa nasledovné podmienky:

l dokumenty sú vopred definované,

l údaje sú štruktúrované podľa dohodnutého štandardu,

l prenos údajov sa uskutočňuje medzi počítačmi.

VOPRED DEFINOVANÁ FUNKCIA. Jednotlivé dokumenty prenášané systémom EDI majú vopred definovanú funkciu dokumentu (objednávka, faktúra, a pod.), pričom údaje sú štruktúrované podľa dohodnutého štandardu. Použité prvky kryptografickej ochrany (algoritmy RSA, DES), aplikované pred vlastným prenosom dokladov v elektronickej forme, poskytujú prakticky absolútnu bezpečnosť a spoľahlivosť z hľadiska požiadaviek na integritu dát, utajenia obsahu, ochrany proti zneužitiu a identifikácie.

CELOSVETOVÝ ŠTANDARD. Použitie štandardu má ten význam, že predstavuje akýsi jednotný “jazyk”, ktorému všetci rozumejú, a teda môžu navzájom komunikovať. Celosvetovo presadzovaným štandardom pre EDI je EDIFACT, resp. UN/EDIFACT. Tento štandard je gestorovaný OSN (preto skratka UN). EDIFACT (EDI for Administration, Commerce and Transport) znamená EDI pre administratívu, obchod a dopravu. Už z názvu vidieť, pre aké široké použitie a ktoré oblasti je štandard EDIFACT určený.

Hlavné oblasti využitia EDI podľa štandardu EDIFACT sú:

  • elektronický obchod (ponuky, objednávky, dodacie listy, faktúry, platobný styk, colné dokumenty, doklady na prepravu tovaru),
  • styk s daňovými úradmi,
  • korešpondencia s poisťovňami (zdravotnými a sociálnymi).

PODMIENKY. Pre nasadenie a využívanie elektronickej výmeny dokumentov v systéme EDIEDIFACT je potrebné mať na strane podniku k dispozícii: vhodný počítač ako EDI server, prostriedky pripojenia na dátovú sieť, program pre EDIFACT (ktorý beží na EDI serveri), súbor dokumentov podľa štandardu EDIFACT, vyriešené programové rozhranie prepojenia medzi softvérom informačného systému a programom pre EDIFACT.

Významnou otázkou z pohľadu podniku je vytvorenie programového rozhrania k vlastnému informačného systému tak, aby mohol prijímať a odosielať dokumenty v štandarde EDIFACT. To si vyžaduje upraviť na vstupe a výstupe štruktúry údajov do formátu textového štruktúrovaného súboru a doplniť funkcie elektronického podpisovania. Tento problém môže podnik riešiť buď vlastnými silami, alebo prostredníctvom externého dodávateľa. Najlepšie je využiť na tento účel služby softvérovej firmy, ktorá je tvorcom a niekedy i dodávateľom programového vybavenia informačného systému podniku.

SYSTÉM OCHRANY. Otázky platnosti elektronických dokumentov v EDIFACT-e rieši systém ochrany elektronických dokumentov, ktorý zabezpečuje:

  • nepopierateľnosť pôvodu dokumentu (elektronický podpis oprávnenou osobou, elektronická pečiatka podniku),
  • neporušiteľnosť obsahu dokumentu (integrita),
  • utajenie obsahu dokumentu pred neoprávnenými osobami (šifrovanie).

Zamedzenie straty prenášaných dokladov v systéme EDI garantuje VAN-operátor, cez ktorého prebiehajú prenosy všetkých dokumentov. VAN-operátor je nezávislá organizácia, nezainteresovaná na obchodných transakciách, ktorá zodpovedá za to, že dokument sa dostane od odosielateľa k adresátovi a nedôjde k jeho strate. Okrem toho má VAN-operátor v systéme aj ďalšie dôležité funkcie pre bezpečnosť a spoľahlivosť prenosu.

ZJEDNODUŠENIE PROCEDÚR . Zavedenie elektronického obchodu na báze EDIEDIFACT predstavuje výbornú príležitosť na zjednodušenie obchodných procedúr medzi obchodnými partnermi. Pritom sa výrazne zlepší tok informácií medzi týmito partnermi, zmenší sa počet chýb pri obchodných operáciách a zvýši sa prehľadnosť a rýchlosť finančných tokov. Ďalej sa dosiahne zníženie výdavkov na administratívu a úspora času. V neposlednom rade je to tiež dosiahnutie konkurenčnej výhody na domácich i zahraničných trhoch.

Problematikou EDI prenosu na základe štandardu EDIFACT sa na Slovensku zaoberá firma EDIVAN. Na realizáciu projektu EDI predáva a inštaluje program pre EDIFACT, licenčné použitie súboru dokumentov podľa štandardu EDIFACT, konzultačné a poradenské služby vo všetkých okruhoch otázok EDI, zaškolenie pracovníkov a ostatné potrebné služby na prevádzku EDI systému.

Ing. Slavomír Beňo

Galéria obrázkov


Napísať komentár



Komentáre čitateľov

  • Nakoľko sa nevyznám v týchto veciach potrebujem poradiť resp. odporučiť riešenie ohľadom elektronickej komunikácií EDI. Posielám požiadavku ktorú som dostal: naša spoločnosť prechádza na elektronickú komunikáciu EDI – je to výmena elektronických dokumentov medzi obchodnými partnermi /napr. objednávka, potvrdenie objednávky, faktúra atď/. Chcem sa Vás opýtať či máte zakúpený tento informačný systém, prípadne či uvažujete so zakúpením a kedy by sme mohli komunikovať cez EDI. Ďakujem za skoru odpoveď. Spozdravom Kirňak Jozef

    Pridané 08. 21. 2012 | Jozef Kirnak

Pokročilé stratégie znižovania rizík a praktické nástroje a techniky pre ich posudzovanie


20. marca 2019, Bratislava

  • Nová norma ISO 31000:2018 Manažérstvo riziká
  • Prípadové štúdie z praxe
  • Praktické techniky manažérstva rizík