ECM - podniková správa obsahu

29. 07. 2006 | 12/2003 | Komentáre čitateľov [0]

ECM - podniková správa obsahu. V dnešnom pretechnizovanom svete berieme ako samozrejmosť, že sme doslova bombardovaní nielen novými výrobkami, ale aj novou technológiou.

ECM – podniková správa obsahu

V dnešnom pretechnizovanom svete berieme ako samozrejmosť, že sme doslova bombardovaní nielen novými výrobkami, ale aj novou technológiou. To so sebou prináša nové štandardy a skratky. Zvykli sme si na ne a často ich používame aj keď nepracujeme v počítačovej brandži. Napríklad notoricky známe PC, GSM, LAN, WEB, WWW… A ako boli kedysi známe značky áut, tak sú dnes známe aj značky IT spoločností – IBM, Microsoft, SAP, SUN, Oracle. K tejto plejáde skratiek a značiek neodmysliteľne patria ERP, CRM, BI, DWH, CSM a DMS. V poslednom čase sa objavila ďalšia čarovná skratka ECM. Čo sa za ňou skrýva, to sa posíme vysvetliť v nasledujúcich riadkoch.

SÚVISLOSTI

Skratka ECM, alebo v plnom význame Enterprise Content Management, by sa dala voľne preložiť ako podniková správa obsahu. Zmysel obsahu by sme mohli prirovnať k službám v knižnici. Kto bol aspoň raz vo veľkej knižnici viem, že hľadá podľa typu (kniha, časopis, noviny,…), autora, názvu a témy. Isteže, to nie je všetko. Zvyčajne hľadáme nejaký obsah, myšlienku, výrok alebo vysvetlenie. A o to ide aj riešeniam ECM. Ako to všetko vzniklo ?

Pred viac ako 25 rokmi vznikla potreba papierové dokumenty zosnímať – zoskenovať a uložiť do počítačov a ľahko vyhľadávať, niečo čo je podobné dnešným knižniciam. Pretože tieto systémy – nazvané DIP, skrátene Imaging – boli implementované v poisťovňách, bolo potrebné tieto obrazy dokumentov takpovediac dať do pohybu. Tak prestali chodiť ľudia s papiermi, ale začali v rámci spracovávania poistných udalostí “chodiť “dokumenty. A táto ďalšia technológia bola nazvaná workflow – riadený tok dokumentov.

AKO KONTROLOVAŤ VERZIE

Ako počítače a spracovávanie nahrádzali písacie stroje a začali v nich vznikať dokumenty, bolo potrebné, aby boli nielen niekde v elektronickej forme ukladané, ale aby sa s nimi dalo aj ďalej pracovať. Tak ako to dnes niekto napísal, ďalší doplnil opravil a na záver iný schváli. Tak vznikla potreba sledovať jednotlivé verzie týchto dokumentov. Lenže v rámci tohto spracovávania mohol byť dokument otvorený a zmenený naraz viacerými pracovníkmi. Čo myslíte, ktorá verzia bola aktuálna? Pochopiteľne, posledná a všetci ostatní mali smolu.

Aby takýmto prekvapeniam a plytvaním nedochádzalo, bola navrhnutá technológia EDM – elektronic dokument management. V tomto období rôzne spoločnosti dodávali produkty, ktoré ponúkali samostatné a vzájomne nekompatibilné riešenia. Tak bolo možné riešiť skenovanie a workflow, ale už nebolo možné do toho zapojiť aj elektronické dokumenty. Preto vznikla iniciatíva nazvaná IDM – Integrated Document Management – Zjednotená správa dokumentov. Tak bolo možné rôzne typy (papierové a elektronické) dokumentov ukladať, otvárať, riadiť a posielať v rámci workflow.

ĎALŠIA ETAPA

Lenže ľudstvo sa nezastavilo v tomto období. Na svete sa objavil email a internet. Ten urobil revolúciu a ľudia mohli komunikovať v rámci celého sveta. Svet sa stal jednou veľkou dedinou. Každá spoločnosť musela mať svoju internetovú stránku, inými slovami povedané, kto nemal web stránku, akoby neexistoval. Tieto stránky prešli od jednoduchých informácií ku komplexným informáciám pre všetkých, pre zákazníkov a partnerov a pre pracovníkov. Ich obsah bolo ťažko udržať aktuálny, umožniť aby do nich prispievali rôzni ľudia a zároveň v konzistentnom stave. Obsah web stránok musel byť dostupný a nedalo sa v rámci celosvetového pôsobenia urobiť takzvanú inventúru. Aby to bolo všetko možné, bola navrhnutá ďalšia technológia WCM – Web Content Management Ľudia chceli pristupovať k svojim dokumentom prostredníctvom internetu. Tak vznikol nový štandard WebDAV, čo umožňuje otvárať a ukladať dokumenty aj na diaľku bez nutnosti špeciálnych nástrojov.

A vývoj sa nezastavil, a problémy spoločností nedokázali vyriešiť tieto technológie. Bolo treba nasadiť procesne orientované riadenie – BPM, Business Process Management. Ale opäť vznikol v ostrov v mori iných riešení a technológií. Čo nemohlo zostať bez reakcie trhu. Tak vznikol najnovší štandard ECM, ktorý spája všetky spomenuté technológie z našej krátkej prechádzky histórie.

Ale potrebujeme vôbec ECM? Ak potrebujete skenovať, ukladať všetky elektronické dokumenty včítane mailov, zároveň ich publikovať na internete, pracovať kdekoľvek na svete prostredníctvom internetu a mať pod kontrolou obchodné procesy, tak potom určite áno. Ak k tomu ešte pridáme konkurenčnú výhodu mať správne informácie v správnom čase a pre správnych ľudí a potrebu integrácie do existujúcich systémov v spoločnosti, je nevyhnutnosť ECM viac než zrejmá. Inak povedané – tak ako je potrebný palec na ruke, aby sme ním spolupracovali s ostatnými prstami a uchopili všetky veci, tak je potrebné ECM v spoločnosti.

Milan Polašek

Firma: Datalan


Napísať komentár



Digitálny svet a právne aspekty jeho fungovania

  • Efektívne vymáhanie práv
  • Ochrana súkromia v digitálnom svete
  • IT zmluvy

Bratislava, 24.9.2020

Riadenie rizík v dynamickom podnikovom prostredí

8. septembra 2020, DoubleTree by Hilton, Bratislava

  • Riziká – prístupy a postupy na ich elimináciu
  • Riziká & informačná a kybernetická bezpečnosť