Elektronická výmena dát

29. 07. 2006 | 12/1998 | Komentáre čitateľov [1]

Elektronická výmena dát. Elektronická výmena dát (Electronic Data Interchange, EDI) je jedným zo základných pilierov EC a to obzvlášť v komunikácii medzi organizáciami v priemysle a v obchode.

Elektronická výmena dátElektronická výmena dát (Electronic Data Interchange, EDI) je jedným zo základných pilierov EC a to obzvlášť v komunikácii medzi organizáciami v priemysle a v obchode. S elektronickou výmenou dát (dokumentov) začali najprv samostatne niektoré organizácie a neskôr niektoré odvetvia priemyslu v USA. Vzniklo niekoľko štandardov, a to v oblasti námornej dopravy Single Administrative Dokument (SAD), v automobilovej oblasti (ODETTE) a tiež v oblasti maloobchodu. Ďalší rozvoj priemyslu priniesol vývoj národných štandardov ANSI ASC X12 v USA, Tradacoms vo Veľkej Británii, GTDI v Európe a 26 štandardov v Japonsku. V roku 1985 sa americký a európsky štandard spojili a vytvorili podklad pre OSN na vypracovanie celosvetového štandardu pre výmenu dát v oblasti správy, obchodu a dopravy UN/EDIFACT. Tento štandard bol celosvetovo prijatý. UN/EDIFACT možno používať medzi rôznymi odvetviami a to v súkromnom i štátnom sektore.

Využívanie EDI poskytuje niekoľko výhod:

  • šetrí čas a znižuje chybovosť (eliminuje proces posielania a prijímania dokumentov cestou konvenčnej pošty, alebo kuriérskych služieb a umožňuje spracovávanie údajov získaných elektronickou cestou bez toho, že by museli byť prepisované zo systému do systému),
  • znižuje náklady (robí nepotrebným množstvo papierov, umožňuje držať minimálne skladové zásoby, umožňuje po vzájomnej dohode eliminovať niektoré typy dokladov),
  • zvyšuje produktivitu (umožňuje pružnejšie reagovať na požiadavky zákazníkov), zlepšuje služby zákazníkom a konkurencieschopnosť organizácie,
  • rozširuje pole pôsobnosti (organizácia sa môže zaradiť do medzinárodného obchodu).

Definícia EDI

Elektronická výmena dát, EDI, je definovaná ako elektronická výmena štruktúrovaných štandardných správ medzi dvoma aplikáciami dvoch nezávislých subjektov.

Význam jednotlivých termínov:

  • Štruktúrovaná štandardná správa je správa, v ktorej sú logicky zoskupené preddefinované sady funkčne príbuzných dátových prvkov, a to v závislosti na type transakcie. Vzájomné usporiadanie sád, ich prítomnosť v správe, pozície a formy dátových prvkov v sade a používané kódy (skratky) sú definované syntaktickými pravidlami štandardu pre komunikáciu EDI. Napríklad v rámci štandardu UN/EDIFACT sú definované stovky štandardných správ pre štátnu správu, obchod, dopravu, zdravotníctvo, stavebníctvo a podobne.
  • Výmena medzi dvoma aplikáciami znamená, že jedna aplikácia odovzdáva dáta inej aplikácii automaticky bez zásahu človeka alebo len s jeho minimálnym zásahom. Aplikácia je softvérový balík, ktorý pozostáva z aplikačného rozhrania, konvertora a komunikačného softvéru. Vysielajúca aplikácia vyberá potrebné údaje z prostredia odosielateľa, transformuje ich do vhodnej formy a odosiela na prenos dohodnutým médiom. Prijímajúca aplikácia vykoná príjem údajov z dohodnutého média, preloží ich do tvaru zrozumiteľného pre systémy príjemcu a odovzdá údaje systémom.
  • Nezávislé subjekty nie sú napríklad expozitúry, filiálky, detašované pracoviská a materská organizácia, pretože ide o jeden právny subjekt a nároky pri vzájomnej komunikácii v oblasti bezpečnosti, práva a auditu sú neporovnateľne menšie (nejedná sa o finančný sektor, v ktorom sú špeciálne požiadavky). Pri vnútropodnikovej komunikácii väčšinou nemá zmysel zavádzať EDI. Naopak napríklad dodávateľ-odberateľ bývajú nezávislé subjekty, medzi ktorými právna stránka a bezpečnosť hrá významnú úlohu. Dátové prepojenie nezávislých subjektov je nutné riešiť na úrovni EDI.

EDI a vhodná prenosová sieť

Rozhodujúcimi kritériami pri výbere prenosového média je rýchlosť, cena a bezpečnosť komunikácie. Počítače obchodných partnerov môžu byť spojené napríklad priamo pevnou linkou alebo cez sieť typu VAN, VPN, X.400 alebo cez sieť Internet.

Najbežnejší spôsob spojenia účastníkov prenosu EDI správ je cez súkromné účelové siete so zvýšenou bezpečnosťou, t.j. cez siete typu VAN (Value Added Network). Siete typu VAN prenášajú dáta spôsobom “ulož a znovu vyvolaj” (store and retrieve), v ktorom má každý používateľ svoju poštovú schránku a operátor siete typu VAN vykonáva transakcie len medzi týmito schránkami. Používateľov systém sa automaticky zaujíma, či nemá uložené vo svojej schránke v sieti nejaké správy. Sieť typu VAN funguje ako prostredník, ktorý adaptuje rozdielne výpočtové systémy (protokoly a formuláre) medzi dvoma stranami. Ukladanie do schránok umožňuje spracovávať dokumenty v dávkach. Nevýhodou je, že odosielateľ nevie, kedy si príjemca správu zo schránky vyberie. Môže to trvať niekoľko hodín, ale aj dní. Ďalšou a podstatnou nevýhodou je veľmi vysoká cena za využívanie sietí typu VAN, ktorá prakticky neumožňuje účasť menších organizácií. Siete typu VAN sú vhodné pre veľké organizácie s veľkým objemom komunikácie.

Spojenie pomocou sietí typu X.400 pracuje na princípe “ulož a pošli ďalej” (store and forward). Dopravuje správy adresátovi okamžite po obdržaní. Nezdržuje správy v schránkach. Aj toto spojenie môže byť v niektorých prípadoch pomalé.

Najrýchlejší spôsob spojenia je priame spojenie (point-to-point). Toto spojenie je vhodné pre EDI objednávky viazané ku konkrétnemu času (Just In Time Procurement), t.j. pre udalosťou riadené EDI (event driven EDI). Nevýhodou je, že pri priamom spojení má plnú zodpovednosť za prenos odosielateľ, dokonca aj v prípade zlyhania siete.

Internet ponúka verejné priame spojenie počítačových systémov. Nevýhodou verejnej siete sú nechránené prenosy. Technológie využívajúce Web však umožňujú vytvárať vo vnútri verejnej siete Internet tunely, tzv. trvalé utajené privátne komunikačné kanály (siete typu VPN, Virtual Private Network), ktoré sa využívajú ako lacnejšie nájomné účelové siete alebo výhradne ako vonkajšia súčasť intranetu organizácie, ak sú jej časti veľmi vzdialené (tzv. extranets).

Väčšie podniky majú aj viacero druhov spojení, napríklad priame spojenie s partnermi s veľkým objemom komunikácie, kde sú potrebné rýchle reakcie, a spojenie typu VAN s množstvom partnerov s malým objemom dát, pričom obe siete sa stretajú vo vnútropodnikovom intranete.

Mnohé skupiny vrátane The Internet Engineering Task Force (IETF) sa snažia o možnosť pripájať EDI správy k elektronickej pošte na Internete. Aj webové stránky môžu obsahovať EDI dokumenty, tie však nie sú priamo zobraziteľné, ale pred zobrazením musia prejsť spracovaním.

Aplikácie EDI

Prakticky medzi prvými vznikli aplikácie EDI v oblasti maloobchodu. Pokrývajú ponuku, objednávku, potvrdenie objednávky, výmenu faktúr, dodacích listov, a podobne. Medzi nové aplikácie v tejto oblasti patria katalógové informácie s priamym prístupom, aby obchodník mohol sledovať výrobky a ich ceny.

Aplikácie EDI v doprave, hlavne námornej, majú svoju dlhú tradíciu. Novinkou je využitie satelitnej komunikácie so vzdialenými miestami, konkrétne využívanie satelitov na lodiach na odvysielanie podrobností o náklade lode, ktoré môže prístav dopredu spracovať a pripraviť pracovný a skladovací plán.

Aplikácie EDI v konštrukčnom priemysle sa teraz sústreďujú na pripojenie CAD (Computer Aided Design) informácií k správam EDI. Táto aplikácia bude poskytovať možnosť elektronickej oficiálnej ponuky (tender) prostredníctvom EDI a tiež reakcie na ňu so všetkými potrebnými technickými špecifikáciami.

Aj verejný sektor je veľmi aktívny vo využívaní EDI. Aplikácie EDI umožnia verejnej správe znížiť vlastné náklady v oblasti obstarávania využívaním elektronického záväzného objednávania. Potrebné systémy majú k dispozícii napr. všetky lokálne štátne správy pre rôzne oblasti služieb národného zdravia napr. vo Veľkej Británii. Služby národného zdravia vo Veľkej Británii spoločne s európskymi zdravotníckymi organizáciami využívajú EDI na výmenu medicínskych informácií ako sú laboratórne správy, údaje o personále a pacientoch nemocníc, správy všeobecných lekárov a podobne.

Očakáva sa, že verejný sektor sa stane najväčšou silou vo využívaní EDI. Ukazujú sa výrazné aplikácie pre právnu oblasť, pre políciu, pre štatistiku a pre jednotlivé časti centrálnej štátnej správy.

Koncept aplikácie EDI je v podstate jednoduchý. Jeho implementácia v skutočnosti však môže spôsobiť výrazné ťažkosti, pretože nastolí zásadné otázky o zmysle existencie organizácie a o zmysle existencie každej jej aktivity. Dôležité je si uvedomiť, že skutočný úžitok zo zavedenia a využívania EDI, a všeobecne EC možno dosiahnuť iba po prehodnotení otázky prečo a ako sa tá ktorá aktivita vôbec vykonáva. Všetky aktivity musia dávať vzájomný zmysel a musia mať nezameniteľný účel z hľadiska poslania organizácie.

Aplikácia EDI v rámci jednej organizácie môže byť:

  • samostatná (stand-alone EDI), ak je komunikáciou typu EDI poverená samostatná aplikácia na vyhradenom počítači,
  • integrovaná (integrated EDI), ak získané informácie automaticky zapracováva do všetkých relevantných agend,
  • interaktívna (interactive EDI), ak je integrovaná a zároveň komunikuje v reálnom čase (napr. rezervácie leteckých lístkov vo väzbe s rezerváciou výpožičky auta).

Implementácia EDI

Ak organizácia uvažuje o zavedení EDI, je potrebné aby sa s problematikou dôkladne oboznámila, aby sa skontaktovala s národnou asociáciou príslušnou pre EDI a až potom začala vyhľadávať kontakt s konkrétnymi poskytovateľmi produktov EDI.

Základné kroky EDI transakcie sú:

  • extrakcia relevantných dát z “domáceho” systému. Tento krok vyžaduje softvér umožňujúci EDI, ktorý je integrovaný s “domácim” výpočtovým systémom (t.j. hardvérom a softvérom) a ktorého úlohou je extrakcia údajov. Potrebný softvér závisí aj od EDI štandardu, ktorý sa má využívať. K dispozícii sú hotové produkty, alebo drahšie riešenie zhotovené na mieru.
  • konverzia údajov do štandardizovaného formátu. V tomto kroku sa odporúča zvoliť rovnaký štandard (napr. EDIFACT) ako majú terajší prípadne potenciálni partneri. Ak organizácia spolupracuje len s jedným partnerom môže si dohodnúť svoje vlastné štandardy, ale pri prípadnom neskoršom rozširovaní môžu nastať problémy.
  • prenos údajov obchodnému partnerovi pozostáva z troch častí, a to z odoslania údajov z “domáceho” systému, z doručenia údajov a z prijatia údajov druhou stranou. Mechanizmus doručenia údajov priamo určuje ostatné dve zložky prenosu údajov. Zmienka o výhodách a nevýhodách rôznych typov spojenia počítačových systémov partnerov pre prenos EDI je v predchádzajúcej časti “EDI a vhodná renosová sieť”.
  • konverzia údajov do tvaru vhodného pre aplikačné systémy prijímateľa a odovzdanie údajov jednotlivým systémom prijímateľa vyžaduje podobné hardvérové a softvérové zabezpečenie ako v prvých dvoch krokoch.

Pri stratégii implementácie je veľmi dôležité prísne dodržiavať jej metodiku a postupnosť určených krokov.

Formy EDI

Pri implementácii EDI v organizácii sa predpokladá, že všetky obchodné transakcie budú prebiehať v elektronickej forme. Problémom je, že nie všetci obchodní partneri majú, môžu alebo hodlajú zaviesť EDI. Praxou overené pravidlo ukazuje, že 80% objemu obchodnej komunikácie prebieha s 20% obchodných partnerov a túto možno pokryť EDI komunikáciou. Zvyšných 20% objemu komunikácie prebieha s ostatnými 80% partnerov a komunikácia s nimi musí prebiehať klasickým spôsobom.

Na riešenie komunikácie s partnermi, ktorí nemajú EDI vznikli tzv. hybridné EDI (hybrid EDI). Tieto umožňujú organizácii spracovávať všetky trasakcie formou EDI a pre partnerov bez EDI ich transformovať priamo alebo pomocou sprostredkovateľskej firmy na elektronickú poštu, fax, doklad pre klasickú poštu.

Vo Veľkej Británii napríklad vytvorili poštovú službu (EDIpost), ktorá elektronicky prijíma EDI správy, transformuje ich na hlavičkový papier a následne doručuje adresátom poštou prvej triedy.

Menšie organizácie, ktoré si z finančných dôvodov nemôžu dovoliť EDI alebo potrebujú zabezpečiť len krátkodobú EDI komunikáciu, môžu využívať služby tzv. Kancelárií pre EDI služby (EDI Service Bureaus) nazývaných tiež EDI butiky (EDI Boutiques).

Tieto služby pracujú tak, že:

  • prijímajú HTML dokumenty alebo elektronickú poštu a za poplatok sa postarajú o expedovanie relevantných EDI správ,
  • prijímajú profil EDI správ, ktoré budú pre zákazníka monitorovať a keď sa nájde relevantný EDI dokument transformujú ho do HTML súboru a zašlú žiadateľovi cez web alebo elektronickú poštu.

Využívanie týchto služieb je výrazne lacnejšie ako využívanie služieb sietí typu VAN. Dôvodom je, že kancelárie pre EDI využívajú pre komunikáciu utajené kanály verejnej siete Internet, ktorá je bezplatná. Využívanie EDI kancelárií sa stáva ekonomicky nevýhodným, ak organizácia posiela viac ako 50 EDI dokumentov mesačne.

IDA

Európsky parlament určil za jednu zo svojich hlavných priorít výmenu dát medzi verejnými administratívami štátov. Na tomto základe vznikol program “Interchange of Data between Administrations”, IDA. Cieľom programu je pomôcť administratíve vytvoriť telematické spojenia v Európe so zodpovedajúcimi partnermi iných štátov tak, aby administratíva mohla ponúkať efektívne a relevantné služby pre priemysel a občanov.

Program IDA nemá regulačné činnosti. Ponúka pomoc pri imlementácii služieb na výmenu informácií v transeurópskych sieťach, prístup k najlepším existujúcim riešeniam na úrovni konceptuálnej, štrukturálnej i technickej pre využitie telematiky vo verejnej administratíve a pri prispôsobovaní týchto riešení špecifickým podmienkam danej organizácie (štátu) a pomoc pri vývoji právneho rámca pre elektronickú výmenu dát.

RNDr. Mária Baxová

Ing. Alena Nižnanská


Napísať komentár



Komentáre čitateľov

  • Dobrý deň, chcela by som Vás poprosiť cenovú ponuku na program EDI. Naša firma dodáva tovar do Tesca , Mesačne máme približne 20 objednávok, dodací listov a faktúr. Za skoré vybavenie Vám ďakujem S pozdravom, Pálová

    Pridané 07. 21. 2011 | Magdaléna Pálová

Znalosti ako najdôležitejšie aktívum modernej organizácie

7.11.2019, Bratislava

  • Znalostný manažment – praktiky, technológie a praktické príklady
  • Learning Management System
  • Budoucnost organizací a jak se na ni připravit
  • Umelá inteligencia a znalosti

13. ročník konferencie Projektový manažment: Hybridné projektové riadenie – stratégia v praxi

22.-23.10.2019, Bratislava

Tri predkonferenčné workshopy
Hybridné projektové riadenie