Preťažené obvody, alebo keď manažérom klesá výkonnosť

01. 06. 2006 | 6/2006 | Komentáre čitateľov [0]

Ako proti preťaženiu. Súčasná realita života v podniku a čoraz viac sa rozmáhajúci syndróm straty koncentrácie menia výkonných a stabilných manažérov na uponáhľané, nevýkonné a vzťahovačné kôpky nervov. Prečo čo tak je a čo s tým možno robiť? 

Preťažené obvody, alebo keď manažérom klesá výkonnosťSúčasná realita života v podniku ačoraz viac sa rozmáhajúci syndróm straty koncentrácie menia výkonných a stabilných manažérov na uponáhľané, nevýkonné a vzťahovačné kôpky nervov. Prečo čo tak je a čo s tým možno robiť?

Povolanie manažéra je čoraz náročnejšie. Narastá tempo, komplexnosť problémov, ale súčasne narastá aj záplava informácií, cez ktoré sa musí manažér prehrýzať, kým z nich vyberie tie podstatné na rozhodovanie. A ľudský mozog má tiež len obmedzenú kapacitu. Jeho sústavným preťažovaním dochádza u manažérov k poklesu koncentrácie a s tým súvisiacemu poklesu výkonnosti, motivácie a nárastu chybovosti. Tento syndróm sa šíri v podnikoch ako nefalšovaná epidémia.

ADT – syndróm straty koncentrácie

Americký psychiater Edward Hallowell vymyslel tejto novodobej „chorobe“ názov. To, čo on nazýva ADT – Attention Deficit Trait (čiže čosi ako črta nedostatku pozornosti), budeme v tomto článku nazývať syndrómom straty koncentrácie. Hlavnými príznakmi tohto syndrómu sú nesústredenosť, vnútorný tras a netrpezlivosť. Ľudia, ktorí syndrómom straty koncentrácie trpia, si odrazu nedokážu zorganizovať prácu, nevedia si stanoviť priority a nevedia dodržať čas.Americké i nemecké výskumy ukazujú, že ADT postihuje čoraz väčšiu časť dospelej populácie. Podľa správy Gelsenkirchenského inštitútu pre prácu a techniku sa v rokoch 1984-1999 počet manažérov, ktorí pre psychické problémy museli odísť do predčasného dôchodku, viac ako zdvojnásobil, u žien dokonca strojnásobil. Problém je, že väčšina nástrojov, ktoré ponúka časový manažment, nedokáže odstrániť základnú príčinu ADT.Na rozdiel od geneticky zapríčinenej choroby ADD – Attention Deficit Disorder, je syndróm straty koncentrácie len dočasná reakcia na prostredie a keď sa prostredie zmení, syndróm čoskoro ustúpi. ADT vzniká ako reakcia na „zašumenie“ mozgu záplavou informácií a vyrušení. Keď vás zasiahne, začne sa prejavovať veľmi pozvoľna, nie ako okamžitá kríza (napr. pri syndróme vyhorenia). Tu vám niečo unikne, tam sa vám niečo pokazí. Zvýšite nasadenie, aby ste to dobehli. Do toho vám vstúpia nové úlohy. Nemáte čas sa ani len sťažovať, tak zatnete zuby a pridáte. Narastajúca záťaž však vistom bode prekročí hranicu, ktorú manažér dokáže zvládnuť. Vo svojom vnútri začínate cítiť sústavnú slabú paniku a pocit viny, lebo nestíhate. Usilujete sa žonglovať viac úloh odrazu, obmedzíte iné aktivity, ako napríklad ľudskosť a účasť na minimum, strácate postupne prehľad a pritom sa zúfalo tvárite, že je všetko v poriadku.

Za všetkým je náš mozog

Aby sme pochopili ADT, musíme sa trošku bližšie pozrieť na ľudský mozog. Pozostáva z rôznych centier. Znížená funkcia štyroch z nich vedie k vzniku chorobného stavu – ADD. Komunikácia medzi dvoma z nich (prednými mozgovými lalokmi a staršími časťami mozgu) vedie k nechorobnému stavu ADT.Predné mozgové laloky sú najmladšou časťou nášho mozgu a zodpovedajú za cielené „myslenie“ – triedia informácie, kombinujú, plánujú, robia rozhodnutia, stanovujú priority, organizujú činnosti. Všetky tieto veci patria do náplne manažéra. To znamená, že pri svojej práci manažér zaťažuje prevažne predné mozgové laloky. Kým predné mozgové laloky majú plnú kontrolu nad organizmom, je všetko v poriadku.Pod prednými mozgovými lalokmi však ležia staré časti mozgu, ktoré sa zameriavajú na bezprostredné prežitie. Riadia základné funkcie ako spánok, hlad, sexuálny pud, dýchanie, tep a emócie – kladné i negatívne. Keď sa vám darí a idete naplno, spodné centrá posielajú predným mozgovým lalokom signály uspokojenia, vzrušenia a pohody. Povzbudzujú motiváciu, pomáhajú vám udržať si pozornosť na dlhý čas a neobmedzujú „prevádzkovú pamäť“, teda počet podnetov, ktoré dokážete súčasne sledovať.Keď ste však konfrontovaní so šiestym rozhodnutím po piatom prerušení uprostred vyhľadávania deviatej chýbajúcej informácie počas dňa, keď na váš stôl priletelo sedem nečakaných a vysoko urgentných otázok, váš mozog začne panikáriť a zareaguje tak, akoby tým šiestym rozhodnutím bol zlostný a lačný tiger-ľudožrút. A odrazu dostane strach.

STRACH JE SPÚŠŤAČ

Strach je tým spúšťačom, ktorý prestaví mozog z intelektuálneho režimu do režimu prežitia. Pokiaľ by na vás útočil hladný tiger, rozhodne to má zmysel; ale vaše spodné mozgové centrá majú veľmi hrubý rozlišovač a nerozlišujú medzi šiestym rozhodnutím a hladným tigrom.Keď sa predné mozgové laloky dostanú na hranicu svojej kapacity aprepadne nás panika, že možno všetko nestihneme, kontrolu okamžite preberú spodné mozgové centrá. A tie interpretujú správu o predných mozgových lalokoch tak, ako interpretujú všetko ostatné – teda primitívne. Začnú zúrivo vysielať signály strachu, napätia, nervozity, netrpezlivosti, podráždenosti. Tieto signály sa dožadujú pozornosti predných mozgových lalokov a trieštia koncentráciu. Predné mozgové laloky sa chcú uvoľniť a tak komunikujú spodným mozgovým centrám, že s tým nevedia nič urobiť, čo vydráždi spodné mozgové centrá k ešte väčšej aktivite.To, čo prebieha v mozgu, má okamžitý dopad aj na zvyšok tela. Endokrinný systém sa prepne do krízového stavu a zaplavuje telo látkami, ktoré ho pripravujú na útok alebo útek. Naše vnímanie sa mení na čiernobiele, strácame zmysel pre perspektívu, naša inteligencia klesá. Čiže pôvodný pokus mozgu dosiahnuť viac, ako je možné, paradoxne zníži našu schopnosť myslieť.Tento stav automaticky nastáva vtedy, keď sa manažér usiluje spracovať viac vstupov, ako dokáže. Telo sa prepne do stavu prežitia a manažér začne robiť impulzívne úsudky a zlostne sa usiluje urýchlene ukončiť všetky rozpracované veci. Cíti nutkanie zbaviť sa problému, ktorý práve rieši. Stráca zmysel pre humor a schopnosť vysporiadať sa s neurčitosťami. Prestáva mať komplexný pohľad na vec, nedokáže meniť plány, prichádza o tvorivosť. Obvykle sa takáto situácia končieva záchvatom zúrivosti, obviňovaním iných, sabotovaním roboty alebo tvárením sa, že problém neexistuje. Takto vyzerá ADT, keď prepukne naplno.

AKO SA „LIEČIŤ“?

Ak chceme ADT „liečiť“, musíme najprv uznať, že ADT nie je vecou nižšej pracovnej morálky ani chybou charakteru, ale len reakciou na preťaženie signálmi z prostredia. Preto netreba trestať osobu, ale meniť samotné prostredie a pracovné zaťaženie a väčšiu pozornosť venovať zdraviu:

  • vyhľadávať pozitívne emócie
  • „cvičiť“ si mozog
  • preorganizovať si pracovný deň
  • zvoľniť tempo.
Pozitívne emócie Najdôležitejším krokom v boji proti ADT je podporiť pozitívne emócie na pracovisku a vytvoriť neohrozujúcu, bezpečnú atmosféru. Ak napríklad pracujete izolovane a nevyhľadávate kontakty s ostatnými kolegami, patríte do skupiny, ktorú ADT „skosí“ rýchlejšie. Takže aj keď ste v extrémnom strese, nájdite si ten čas a venujte sa aj „teplej“ ľudskej komunikácii. Môžete sa posťažovať, ale lepšie je hovoriť o veciach, ktoré s prácou vôbec nesúvisia. Tých pár „prekecaných“ minút dokáže urobiť zázrak s napätím vo vašom organizme.„Čas pre seba je ten čas, o ktorom si rozhodujeme sami,“ hovorí profesor Lothar Seiwert, autor a odborník na časový manažment. Problém je v tom, že si väčšinu časovej tiesne nevedomky vytvárame sami. Keď vidíme tempo a nasadenie iných ľudí, cítime výčitky svedomia, ak oni pracujú a my nie. Každý však máme svoj pracovný rytmus a nesmieme sa nechať uštvať rytmom iných. Keď nám telo signalizuje, že potrebuje pauzu, treba mu ju dožičiť – inak sa naše telo obráti proti nám!

Cvičenia pre mozog

Jedna projektová manažérka zachytila situáciu veľmi podrobne: „V noci sa zobudím celá spotená a lepím si na čelo žlté post-itové lístočky s tým, čo ma práve napadlo. Počas sobôt už nechodím za priateľmi, aby som v nedeľu nebola unavená a vedela dorábať veci z práce.“Tento tlak na seba samého musí poľaviť! K povinným cvikom pri starostlivosti o váš mozog patrí dostatok spánku, vyvážená strava a dostatok pohybu. Niekedy sa manažéri usilujú brať si robotu domov a sedieť nad ňou dlho do noci, ale tým len zhoršujú svoje preťaženie. Spánok je v tomto prípade prednejší ako termín. Pokiaľ ide o stravovanie, prieskumy ukazujú, že počas práce konzumujeme veľa uhľovodíkov, ktoré sú schopné poriadne rozkývať hladinu cukru v krvi. Veľké výkyvy v inzulíne si však vynucujú ďalšiu konzumáciu uhľovodíkov, čím sa začarovaný kruh uzatvára. Nakoniec je náš mozog z týchto výkyvov buď celý presýtený, alebo sotva fungujúci, a to nášmu rozmýšľaniu veľmi nepomáha.Oveľa lepšie je udržiavať hladinu cukru v krvi na stabilnej úrovni. Ak to chceme dosiahnuť, musíme sa vzdať jednoduchých uhľovodíkov (napr. čokoláda, koláčiky, biela múka) a nahradiť ich komplexnými (nájdete ich v ovocí a zelenine). Dôležité sú proteíny, a to najmä ráno: miesto kávy skúste čaj, dajte si vajíčko alebo kúsok údeného lososa. Denne berte multivitamíny a omega-3 mastné kyseliny – podporujú činnosť mozgu a spomaľujú Alzheimerovu chorobu alebo rôzne vnútorné zápaly.Treťou zložkou tréningového programu pre mozog je pohyb. Keď dlhšie sedíte za stolom (a to najmä ženy), biochemické reakcie a zmeny v krvnom obehu nevedú dostatok živín do mozgu. Fyzický pohyb naopak, produkuje množstvo látok, ktoré mozog zbožňuje: endorfíny, serotonín, dopamín (preto niektorí potrebujú cigaretu!) a iné. Preto ak sa začne počas práce prejavovať ADT, zdvihnite sa a rýchlo vybehnite hore-dole po schodoch, alebo si dajte prudkú chôdzu po chodbách. Takto si „resetujete“ mozog do výkonného stavu.

Organizujte si prácu

Toto je jediná časť, kde môžete uplatniť niektoré techniky z časového manažmentu. Po prvé, potrebujete si vytvoriť stratégie, ktoré udržia kontrolu vo vašich predných mozgových lalokoch. Môže to byť napríklad rozdrobenie cieľa na menšie čiastkové úlohy, alebo napríklad udržiavanie pracovnej plochy v relatívne „čistom“ stave. Nemusíte si hneď upratovať celú kanceláriu, ale potrebujete si veci zorganizovať tak, aby ste nič nemuseli dlho hľadať. Takisto sa usilujte udržať si čas dňa voľnú pre stretnutia, e-maily alebo iné rozptýlenia.Malá rada: nikdy nezačínajte deň tým, že začnete vybavovať e-maily. To je totiž taká nepredvídateľná činnosť, že vám často rozhádže celý plán a pripraví vás o najefektívnejšie hodiny vášho dňa. Takisto nikdy nezačínajte drobnými úlohami. Vrhnite sa hneď zrána na tie dôležité, veľké, a zvyšok robte až potom.Než odídete z kancelárie, urobte si zoznam 4-5 úloh na zajtra. Zoznam by skutočne nemal obsahovať viac ako 5 úloh – donúti vás to stanovovať priority a podporí to počet dokončených úloh.Každým papierom sa zaoberajte len raz. Keď ho už vezmete do ruky, tak ho buď vybavte, založte alebo vyhoďte, ale nevracajte sa k nemu.Veľké a náročné veci robte v tých hodinách, kedy ste najvýkonnejší. Ak sa vám lepšie sústreďuje s hudbou, pustite si hudbu. Ak sa vám lepšie rozmýšľa pri chodení, prechádzajte sa po kancelárii.

Zvoľnite tempo

Keď zvoľníte tempo, zabraňujete mozgu spadnúť do režimu prežitia. Keď sa niečo deje, urobte si čas na to, aby ste počúvali, zvažovali, kládli otázky a vyhľadávali doplnkové informácie, aby ste sa necítili zmätení a nevybudili v mozgu paniku. Lothar Seiwert má napríklad nové motto: „Lenivosť je liek!“ Pretože kým sedíme pohodlne na slniečku, listujeme v knihe alebo počúvame hudbu, klesá náš pulz a prehlbuje sa dýchanie. Krvný tlak sa normalizuje, stresové hormóny sa odbúravajú z tela. Uvoľňuje sa stuhnuté svalstvo a rovnako sa uvoľňujú aj blokády v našom mozgu. Preto si L. Seiwert za svojho najnovšieho maskota zvolil leňochoda.

Záver

Pri preťažení nevedia pomôcť len samotné techniky časového manažmentu, hoci pred pár rokmi ešte panovala práve táto predstava. Lothar Seiwert to komentuje: „Spočiatku sa chceli manažéri naučiť, ako môžu čím viac práce napchať do čím menej času. Boli vystresovaní a ich kvalita života tým trpela.Dnes je dôležité vystihnúť bod, keď sa výkonnosť začína meniť na nevýkonnosť, a okamžite začať s protiopatreniami, ktoré možno nevyzerajú veľmi profesionálne (napríklad behanie po schodoch či tancovanie po kancelárii), ale rozhodne pomáhajú mozgu udržať si kontrolu nad realitou.“

PDF prílohy

Stiahnite si PDF verziu článku


Napísať komentár