DeltaPort – príbeh, ktorý sa v Českom Telecome nekončí

19. 07. 2006 | 2/2005 | Comments [0]

DeltaPort – príbeh, ktorý sa v Českom Telecome nekončí. Medzi jej významných klientov DELTA E.S patrí aj Český Telecom, kde implementovali zamestnanecký portál DeltaPort, ktorý už má aj slovenský mobilný operátor T-Mobile Slovensko.

DeltaPort – príbeh, ktorý sa v Českom Telecome nekončí

Skupina spoločností DELTA E.S. sa za štrnásť rokov svojej existencie stala jednou z popredných slovenských spoločností pôsobiacich na trhu informačných technológii. Presadila sa aj v susednej Českej republike, kde má od roku 1994 svoju sesterskú spoločnosť. Medzi jej tamojších významných klientov patrí aj Český Telecom, kde implementovali zamestnanecký portál DeltaPort, ktorý už má aj slovenský mobilný operátor T-Mobile Slovensko. Toto riešenie získalo v minulom roku prestížne ocenenie HR Oscar Awards 2004 za najlepší slovenský projekt v oblasti riadenia ľudských zdrojov. Prv, než sa k takejto méte v Delte dopracovali, museli prekonať viaceré prekážky a zvládnuť nové výzvy.Na úvod treba povedať, že uspieť u takého náročného zákazníka ako je Český Telecom, a.s., sa nepodarí každý deň. Ide totiž o vedúceho poskytovateľa telekomunikačných služieb na trhu pevných liniek v Českej republike a jednu z najvýznamnejších telekomunikačných spoločností vstrednej Európe. Požiadavky na skvalitnenie riadenia spoločnosti, ktoré by prinieslo zefektívnenie poskytovania služieb apodstatné zníženie nákladov na neproduktívne činnosti, siahajú ešte do roku 1998, keď dospoločnosti vstúpil zahraničný vlastník súmyslom ju reštrukturalizovať. To vyžadovalo potrebu nájsť spôsob, ako čo najefektívnejšie vytriediť aspracovať obrovské množstvo interných dokumentov – od sledovania pracovného vyťaženia zamestnancov až po inventarizáciu asprávu majetku. Do úvahy prichádzal projekt, ktorého cieľom by bolo zásadným spôsobom transformovať podporné procesy vspoločnosti svyužitím informačných technológií.

Proti lavíne dokumentov

Jedným z jeho zámerov bolo vyriešiť problém s optimalizáciou toku a následného spracovania množstva interných dokumentov. Išlo predovšetkým o klasické formuláre, sktorými sa zamestnanci bežne stretávali – vypĺňanie pracovných výkazov, schvaľovanie služobných ciest, dovoleniek, objednávanie stravných lístkov, evidencia majetku aďalšie. Papierová podoba formulárov totiž neumožňovala riadiť ich obeh efektívne a vyžadovala si aj značné náklady na ich zakúpenie a distribúciu. Bolo treba nájsť spôsob, ktorý by ich nahradil elektronickou formou azabezpečil, aby boli rýchlo a včas doručené do príslušných útvarov, kde slúžili ako podklady pre následné procesy. Vyvstal aj ďalší nemalý problém. Papierové formuláre zamestnávali aj množstvo kvalifikovaných administratívnych pracovníkov, ktorí údaje znich manuálne prepisovali do podnikového informačného systému SAP R/3. Preto ďalšou požiadavkou bolo vyriešenie priameho vstupu dát zelektronických formulárov do informačného systému. Keďže riešenie bolo určené pre všetkých zamestnancov, vyžadovala sa jeho dostupnosť ajednoduchosť, aby ho dokázali využívať aj tí, ktorí spočítačom bežne nepracujú.

NAJPRV VLASTNÝMI SILAMI

Túto úlohu si spočiatku zobral na svoje plecia Český Telecom. Prvým dokumentom velektronickej podobe, ktorý uviedol do prevádzky ako vlastné riešenie, bol pracovný výkaz. Riešitelia však narazili na problém – ako optimalizovať aplikácie, aby boli dostatočne rýchle aj keď ich súčasne používa niekoľko tisícok zamestnancov. Potom tento príbeh nabral novú dimenziu. „Keďže sme problém nedokázali vyriešiť internými silami, vypísali sme výberové konanie. Ukázalo sa však, že vtom čase sa vČeskej republike nenašiel nikto, kto by nám stým dokázal pomôcť,“ spomína Karel Lužný, manažér pre finančné riadenie korporátneho segmentu a.s. Český Telecom. „Napokon sme predsa len našli partnera, ktorý sa podujal vo veľmi krátkom čase túto technickú otázku vyriešiť. Bola ním spoločnosť DELTA E.S. – za necelý mesiac dokázala pôvodné riešenie zoptimalizovať tak, aby mohli tisícky zamestnancov súbežne pracovať saplikáciou.“

DOBRÁ VOĽBA

Spokojnosť s výsledkami podnietila Český Telecom, aby v spolupráci sDELTA E.S. pokračoval. „Od začiatku roka 2000 pre nás DELTA E.S. začala pracovať na vývoji novej aplikácie pracovný výkaz. Vývojári to dokázali za šesť mesiacov, počas ktorých nielen úspešne dokončili implementáciu nového riešenia, ale rozpracovali aj jeho ďalší rozvoj. Ukázalo sa, že voľba partnera bola veľmi dobrá. Spolu sním sme tak vČeskom Telecome uviedli do života najväčšiu intranetovú aplikáciu vČeskej republike,“ dodáva Karel Lužný. Úspech povzbudil obe strany, a tak ČESKÝ TELECOM a DELTA E.S. postupne pracovali na vývoji a zavádzaní ďalších aplikácií, akými boli elektronické formuláre žiadostí oslužobné cesty, dovolenky, stravné lístky, ale tiež majetkové karty, výplatné pásky, vystavovanie rôznych potvrdení aďalšie. „Pri prvej generácii aplikácií väčšinou išlo oto, aby sa formuláre na obrazovke čo najviac približovali papierovým, na ktoré boli ľudia predsa len navyknutí. Aby zmena spočívala iba vtom, že namiesto perom na papier, píšu na klávesnici počítača,“ vysvetľuje Vojtěch Krejčíř, managing director pobočky DELTA E.S. Brno. Postupne, ako si ľudia zvykali na nový spôsob práce sformulármi, prichádzali ďalšie aplikácie, až napokon „vznikla potreba zjednotiť ich, aby sa používateľ nemusel prihlasovať do každej osobitne. Vyvinuli sme preto samostatný zamestnanecký portál, ktorý poskytuje jednotný prístup kjednotlivým aplikáciám.“

EVIDENTNÝ PRÍNOS

Po dvojročnom sledovaní prínosov zavedenia zamestnaneckého portálu DeltaPort sa ukázalo, že sa zvýšila efektívnosť práce sformulármi, zrýchlil sa askvalitnil proces ich obehu a schvaľovania. Napríklad nebolo potrebné každý mesiac pripravovať, tlačiť adistribuovať výplatné pásky pre vtedajších 20-tisíc zamestnancov, ktorí si ich mohli nájsť na obrazovke počítača a v prípade potreby sami vytlačiť. Vspoločnosti sa zjednotilo spracúvanie rôznych typov agendy azaviedol sa poriadok do evidencie formulárov.

Došlo aj kzrýchleniu ďalších nadväzujúcich procesov, najmä pri spracúvaní miezd a inventúr majetku aspoločnosť získala prehľad onákladoch na ľudskú prácu pre jednotlivé služby aprodukty. Značné úspory nákladov na administratívne činnosti sa získali tým, že zamestnanci vypĺňaním elektronických formulárov začali vkladať dáta priamo dopodnikového informačného systému. Okolo 150 pracovníkom, ktorí pôvodne prepisovali údaje zpapierov do elektronickej formy, bolo vtom čase možné upraviť alebo zmeniť ich pracovnú náplň. „Celkovo tie benefity možno kvantifikovať v desiatok miliónov korún. Za najväčší prínos však považujem, že dnes vČESKOM TELECOME nemáme ľudí, ktorí by nedokázali pracovať spočítačom. Je to nesmierne dôležité, pretože všetko sa uskutočňuje pomocou počítačov, bežia na nich aplikácie aprocesy, podporujúce náš hlavný biznis. Nezostalo prakticky nič, čo by sa robilo mimo výpočtového systému,“ uviedol Karel Lužný.

Na otázku, či by si predsa len vedel predstaviť chod spoločnosti bez DeltaPortu, Karel Lužný odpovedá: „Predstaviť by som si to dokázal, ale dôležité je, koľko by to stálo. Keby sme boli odrazu postavení pred situáciu, že takéto aplikácie nejestvujú, znamenalo by to veľké ochromenie chodu celej spoločnosti. Natoľko sa totiž integrovali do procesov riadenia, že náhrada nie je možná. Vyžiadalo by si to nárast prácnosti v desiatkach až stovkách percent“.

NOVÉ PRÍLEŽITOSTI

Spolupráca spoločností ČESKÝ TELECOM aDelta E.S. pokračovala aj vďalších rokoch a pretrváva doteraz. Počas nej sa zdokonaľovali fungujúce elektronické formuláre, aplikácie a pribúdali nové, svlastnosťami dovoľujúcimi ich vzájomnú kooperáciu. Napríklad pri schválení žiadosti o dovolenku alebo služobnú cestu sa neprítomnosť automaticky zapíše aj doaplikácie pracovného výkazu, na základe schváleného pracovného výkazu sa automaticky vypočíta nárok na odber stravných lístkov apod. Súčasne sa dáta, získavané zelektronických formulárov, stále viac prepájali sjednotlivými modulmi podnikového riadiaceho systému.Dnes je DeltaPort v Českom Telecome akousi ,,vstupnou bránou” údajov zelektronických formulárov do podnikového riadiaceho systému SAP R/3. Spoločnosti ajej zamestnancom umožňuje jednoduchú atransparentnú komunikáciu cez počítač. Identifikáciou používateľa sa zabezpečuje, aby údaje nemohli byť zneužité. Manažéri na rôznych stupňoch riadenia majú podľa rozsahu svojho oprávnenia prostredníctvom DeltaPortu prístup kúdajom, prehľadom a štatistikám, potrebným prepodporu plánovania arozhodovania. Každá aplikácia má tzv. reporty, pomocou ktorých sa manažér môže dozvedieť konkrétne aon-line, koľko zjemu podriadených zamestnancov je práve na služobnej ceste, čerpá dovolenku, aký je pohyb majetku, registrovaného najednotlivých zamestnancov, alebo ako sa čerpajú náklady na konkrétne procesy nazáklade pracovných výkazov apod.

„Myslím si, že dôležitým kamienkom vmozaike spolupráce sDELTA E.S. je, že produkt, ktorý sme spoločne vytvorili, je využiteľný na komerčné účely, apreto hľadáme možnosti, ako ho zhodnotiť na trhu,“ hovorí Karel Lužný.

Zbývalého zákazníka adodávateľa sa teda stali partneri pri predaji produktu tretím stranám. Samozrejme, že nejde o hotové riešenie, ale jeho vývoj, ktorý treba operatívne prispôsobovať podmienkam a potrebám zákazníka. Tie sú všade iné. Nedávno bola ukončená implementácia DeltaPortu vo významnej českej poisťovni Kooperativa, naktorej pracovali zástupcovia oboch partnerov azákazník je viac ako spokojný. „Pre nás to bol šťastný deň, keď sme sa so spoločnosťouDELTA E.S. stretli pri pracovnom stole,“ hodnotí vzájomný vzťah Karel Lužný adodáva: „DeltaPort je pre nás príbeh, ktorý mal začiatok, ale koniec je v nedohľadne…“.

Hlavné prínosy implementácie riešenia DeltaPort vČeskom Telecome

Ø výrazná úspora prevádzkových nákladov,

Ø úspora materiálnych nákladov okolo 17 miliónov Kč ročne,

Ø nákladov na služby spojené sdistribúciou dokumentov vo výške 6 miliónov korún ročne,

Ø zníženie počtu administratívnych pracovníkov v procese spracovania zamestnaneckej agendy o60 percent (celkovo od implementácie o150 pracovníkov),

Ø úspora mzdových aostatných osobných nákladov za takmer 90 miliónov korún ročne,Ø zrýchlenie azefektívnenie súvisiacich procesov,

Ø zvýšenie počítačovej gramotnosti upracovníkov spoločnosti,

Ø zvýšenie možnosti adresnej komunikácie naprieč spoločnosťou,

Ø zvýšenie kvality kmeňových dát pre ERP systém aďalšie aplikácie,

Ø zvýšenie kvality atransparentnosti procesu,

Ø jednotné užívateľské prostredie,

Ø jedno miesto pre prístup kaplikáciám, informáciám,

Ø významný reálny krok smerom k dosiahnutiu „bezpapierovej“ kancelárie.

PDF attachement

Download PDF version of article


Write review