Košice využívajú výhody Digitálneho mesta
14. 10. 2009 
V Európskej únii 21. storočia získavajú čoraz väčšiu úlohu regióny a ich mestá. V mnohých kútoch planéty, vrátane Slovenska, získali mestá decentralizáciou väčší politický aj ekonomický vplyv a popri tom aj väčšiu zodpovednosť. Prechádza na nich veľké množstvo agendy, dovtedy spravovanej centrálne.
Rastúce nároky obyvateľov na kvalitu života zvyšujú tlak na primátorov a poslancov. Obyvatelia miest a obcí očakávajú od miestnych úradov vo svojom bydlisku kvalitnú infraštruktúru aj efektívne služby. Ak majú mestá nároky občanov uspokojiť, potrebujú mať dobre nastavené procesy a efektívne informačné systémy, ktoré úradníkom a poslancom uľahčia prácu a bežným obyvateľom život. Veď podľa štúdie Európskej komisie o meraní a znižovaní administratívneho bremena, neefektívna administratíva môže stáť až 6,8 percenta HDP.
DIGITÁLNE ZASTUPITEĽSTVO – INICIATÍVA POSLANCOV
Vedenie mesta Košice neprehliadlo potenciál na zefektívnenie činnosti úradov a ich komunikácie s občanmi. Decentralizáciou totiž mestu pribudla agenda a jej spracovanie v papierovej podobe bolo neefektívne. Pri príprave materiálov vznikali hromady papierových dokumentov, v ktorých sa potrebné informácie vyhľadávali ťažko a zdĺhavo. Preto koncom minulého roku padlo rozhodnutie riešiť zastupiteľstvo digitálne. Vo výberovom konaní napokon zvíťazilo riešenie DATALAN Digitálne mesto, konkrétne časť riešiaca digitálne fungovanie mestského zastupiteľstva. Spoločnosť DATALAN už má skúsenosti s digitalizáciou mestského zastupiteľstva v Martine.
Po niekoľkomesačnej dôkladnej rozdielovej analýze, ktorá zabezpečila zreálnenie procesných tokov od prípravy materiálov na rokovanie cez prípravu rokovaní mestskej rady a mestského zastupiteľstva až po schvaľovanie prijatých uznesení a vyhodnocovanie úloh, začal DATALAN implementáciu systému Digitálne zastupiteľstvo. V auguste bolo riešenie postavené na technológii spoločnosti Microsoft dokončené a odovzdané do prevádzky. Tento rok prebehnú zasadnutia košického zastupiteľstva ešte v duálnom režime. Od začiatku roku 2010 sa papiere z prípravy aj priebehu rokovaní definitívne vytratia a všetko bude prebiehať elektronicky.
NA JEDOM MIESTE
K aktuálnym informáciám, návrhom a pripomienkam, ktoré sa predtým distribuovali na papieroch alebo CD médiách už poslanci pristupujú online, cez interný portál magistrátu. Na ňom sú uložené všetky materiály na jednotlivé zasadnutia zastupiteľstva, všetky rozhodnutia zastupiteľstva a aj informácie o priebehu jednotlivých rokovaní.
Keďže všetky informácie a dokumenty sú centrálne zálohované, ľubovoľné materiály a iné informácie nie je problém kedykoľvek a odkiaľkoľvek jednoducho vyhľadať. Riešenie zlepšuje prípravu podkladov na zasadnutia, zefektívňuje a zrýchľuje rokovania a poskytuje presné a kvantifikované výstupy z rokovania. Preto umožňuje občanom účinne kontrolovať rozhodnutia a úlohy zastupiteľstva.
Digitálne a interaktívne nebude prebiehať iba príprava materiálov pre mestské zastupiteľstvo, ale aj samotné schvaľovanie. Obrazne povedané, aplikácia bude „žiť“ aj počas zasadnutia poslancov. Napríklad pri pridávaní faktických poznámok a pozmeňovacích návrhov sa štruktúra jednotlivých bodov programu upraví. Všetko sa zaznamená do elektronickej podoby – od vyjadrení poslancov, až po hlasovanie.
ONLINE FORMULÁRE – ZÁKLAD ELEKTRONICKEJ KOMUNIKÁCIE
Prínosy digitálneho zastupiteľstva pre efektívne fungovanie mesta sú očividné, ale predsa – je to niečo, s čím sa bežný občan priamo stretne zriedkavo – a preto to ani nemusí osobitne oceniť. Preňho sú oveľa zaujímavejšie online služby. Aj na toto v Košiciach mysleli a preto DATALAN zaviedol v tomto meste aj online služby v podobe formulárov na elektronickú komunikáciu občanov s mestom. V prvej etape sa ich postupne odovzdá dvadsať. Keďže sú postavené na technológii PDF od spoločnosti Adobe, používateľ si nemusí inštalovať žiadne špeciálne aplikácie. Postačí mu Acrobat Reader, ktorý má väčšina ľudí v počítači nainštalovaný, prípadne ho možno stiahnuť zadarmo
.
Ak bude občan chcieť na magistráte niečo vybaviť – napríklad miestne dane, komunálny odpad, podať žiadosť o pridelenie vyhradeného parkovacieho miesta – môže dokument odoslať elektronicky. Formuláre sú inteligentné, to znamená, že niektoré výpočty, napríklad pri vypĺňaní formulárov z oblastí miestnych daní a poplatkov, sa urobia automaticky. Občanovi to ušetrí čas a zvýši sa presnosť údajov odovzdávaných úradu. Avšak pri niektorých úkonoch, ak občan nemá zaručený elektronický podpis, musí z dôvodu podmienok zákona o elektronickom podpise stále doručovať dokumenty aj v papierovej podobe. Mestské zastupiteľstvá však môžu odsúhlasiť, že pri jednoduchších úkonoch, ako je napríklad ohlásenie drobnej stavby stačí, ak občan pošle formulár elektronicky. Musí však byť zmluvne zaviazaný a jednoznačne identifikovaný, napríklad prostredníctvom mena a hesla, GRID karty a podobne.
PRIVÁTNA ZÓNA ZVYŠUJE KOMFORT
Riešenie online služieb Digitálneho mesta, ktoré DATALAN predstavil, zachádza ešte ďalej a zahŕňa aj portál s privátnou zónou. Ak by sa mesto rozhodlo v budúcnosti takúto možnosť poskytnúť, každý jeho obyvateľ, ktorý prejaví záujem, dostane meno a heslo, resp. iný jednoznačný identifikátor (SMS notifikácia, GRID karta a pod. ) na online prístup k svojim osobným údajom z mestskej databázy. Ak bude potrebovať niečo vybaviť, postačí keď sa cez internet prihlási do svojho konta, klikne na príslušnú žiadosť a zobrazí sa mu elektronický formulár s jeho vlastnými údajmi. Ten doplní o ďalšie nevyhnutné informácie a odošle na úradné konanie. Priebeh konania potom môže online monitorovať alebo si nechať posielať notifikácie emailom či cez SMS. Dozvie sa, kedy bola jeho žiadosť prijatá, na akom oddelení sa nachádza, aj predpokladaný termín vybavenia.
Privátna zóna mesta môže poskytovať aj ďalšie služby. Môžu byť na nej zverejnené napríklad menu školských jedální s možnosťou objednať alebo odhlásiť obed podľa chutí dieťaťa alebo podľa toho, či bude daný deň v škole. Alebo by mohol občan cez privátnu zónu položiť jednotlivým poslancom otázky, prípadne apelovať na riešenie problémov, ktoré ho trápia.
V ideálnom scenári profitujú z online komunikácie zástupcovia mesta aj občania, lebo obidve strany sú menej zaťažené administratívou a zostáva im viac času na veci, na ktorých skutočne záleží.
Napísať komentár