IT Excellence – spôsob ako znížiť náklady a zlepšiť produktivitu IT

04. 11. 2010 | Komentáre čitateľov [0]

Definícia hovorí, že IT oddelenia sú prevádzkované efektívne vtedy, keď dokážu konzistentne poskytovať kvalitné služby, ktoré prispievajú k úspechu podnikania. Rovnako významná ako efektívnosť je aj výkonnosť IT, t.j. schopnosť poskytovať služby za konkurenčné ceny, čo sa priamo odráža vo finančných výsledkoch firmy.

Manažmenty spoločností, ktoré sa spoliehajú na informačné technológie sú často doslova frustrované nízkou flexibilitou a reakčným časom svojich IT oddelení. Problém sa ešte zhoršuje tým, že IT služby sa často vnímajú ako veľmi drahé. Samozrejme, zákazníci týchto služieb si veľmi neuvedomujú komplexnosť prevádzkového prostredia, ktoré IT oddelenia musia podporovať. Vysoko výkonná prevádzka IT znamená optimalizovanú kombináciu technológií, procesov a ľudí. Ďalším atribútom na dosiahnutie vysokej výkonnosti sú správne IT investície. Máte správne zdroje a nástroje na to, aby ste boli úspešní? Viete ako odmerať a demonštrovať svoje úspechy?

PROBLÉMY BENCHMARKINGU

Riaditelia IT vo všeobecnosti vedia, v ktorých oblastiach si IT vyžaduje zlepšenie. Dôležité je však pochopenie skutočných príčin problémov a prínosov z riešenia týchto problémov. Existuje množstvo parametrov, ktoré možno použiť na porovnávanie IT oddelení s inými. Typickými metrikami sú napríklad IT náklady na zamestnanca, IT náklady ako podiel na výnosoch firmy, výnosy firmy na zamestnanca IT, počet aplikácií na IT zamestnanca a podobne. Avšak takéto čísla sami osebe nepovedia všetko a niekedy môžu viesť k nesprávnemu obrazu súčasného stavu.
Faktormi, ktoré môžu významne ovplyvniť porovnávanie IT oddelení, sú:
• Veľkosť podniku – čím väčší podnik, tým dokáže IT oddelenie lepšie využiť úspory vyplývajúce z kvantity poskytovaných IT služieb.
• Kvalita služieb – požadovaná kvalita IT služieb závisí od produktov resp. služieb poskytovaných daným podnikom.
• Komplexita – zložitosť aplikačného portfólia priamo súvisí so schopnosťou podniku kontrolovať IT náklady.
• Štandardizácia – nedostatok štandardných technológií a procesov takmer vždy zvyšuje náklady a znižuje efektívnosť prevádzky IT.
• Vyspelosť zákazníka – čím je používateľ IT vyspelejší, tým väčší bude dopad na náklady na podporu.

Vzhľadom na uvedené dôvody je veľmi zložité spoľahnúť sa na „štandardné“ benchmarky. Je možné porovnávať sa s konkurentmi, ale je potrebné zohľadniť veľkosť podniku, kvalitu služieb, komplexitu aplikácií, ktoré majú dopad na model poskytovaných IT služieb.

CESTA K VYŠŠEJ VÝKONNOSTI

Veľmi často riaditelia IT vôbec nepoznajú detailné náklady potrebné na dodávku jednotlivých biznisových služieb alebo nevedia kvantifikovať, ako zmeny v biznise ovplyvnia celkové náklady na informačné technológie. Preto samotný benchmarking nie je postačujúci na zlepšenie výkonnosti IT. Je nevyhnutné dôkladne pochopiť, kam vlastne smerujú IT náklady. Musia byť dobre zdokumentované tak, aby bolo možné vypočítať skutočné náklady na poskytnutie každej biznisovej služby.
Analýzu IT služieb je nevyhnutné realizovať z biznisovej perspektívy. Súčasné náklady možno porovnať s historickými údajmi a pochopiť ich trendy a dosahy. IT organizácia si tak môže zodpovedať otázku: Zlepšujeme sa v oblastiach, ktoré máme pod kontrolou?
Poradenská spoločnosť Capgemini odporúča vykonať takúto analýzu minimálne raz za tri roky. Zároveň odporúča porovnať interné náklady s cenou, ktorú by externý poskytovateľ požadoval za rovnaké služby.

POČÚVAJTE SVOJICH ZÁKAZNÍKOV

Kľúčom k maximalizácii hodnoty IT služieb je zladenie IT stratégie s biznisovou stratégiou podniku. Ak nie ste si úplne istí, či je vaše IT oddelenie dobre zladené s biznisom, skúste si položiť niekoľko otázok:
• Ako často sa stretávate so zástupcami biznisu, aby ste prediskutovali ich priority?
• Ako sa usilujete riešiť súčasné problémy biznisu?
• Ako intenzívne je IT zapojené do procesu biznisového plánovania?

IT oddelenia potrebujú pravidelne komunikovať s oddeleniami týkajúcimi sa biznisu tak, aby boli schopné promptne reagovať na problémy a identifikovať príležitosti na poskytovanie riešení. Hlavnou výzvou je nájsť spôsob, ako odmerať súlad IT s biznisom. Na to je potrebné odpovedať na niekoľko otázok, napríklad: Ako vlastne biznis hodnotí prínosy IT? Je to iba nevyhnutný náklad alebo má IT pre biznis nejakú pridanú hodnotu? Je IT oddelenie pod tlakom znižovať náklady?

Kompletný článok v priloženom PDF

Napísať komentár




13. ročník konferencie Projektový manažment: Hybridné projektové riadenie – stratégia v praxi

22.-23.10.2019, Bratislava

Tri predkonferenčné workshopy
Hybridné projektové riadenie